Dopo aver trattato alcuni dei vantaggi (guadagno e risparmio di tempo; fidelizzazione clientela) che si possono ottenere da un software di prenotazioni online integrato all’interno del proprio sito web dell’hotel, può tornare utile a tutti gli albergatori sapere quali siano le funzionalità principali che il booking engine dovrebbe avere.

Una premessa fondamentale è che un software di questo tipo, non preclude assolutamente le precedenti attività online generate da una struttura alberghiera. Mi riferisco al fatto che molti albergatori sono soliti inserire il proprio hotel all’interno dei portali turistici. Una soluzione di questo tipo non è da discriminare assolutamente, ma al fine di lavorare bene anche per se stessi, per svincolarsi, come si diceva nei post precedenti, dalle provvigioni su ciascuna prenotazione andata a buon fine, e per dimostrare alla propria clientela di essere una valida risorsa, affidabile e funzionale, bisogna ritagliarsi e circoscrivere un’area personale su cui lavorare indipendentemente dagli intermedari.

Per ottenere questo, essenziali sono il sito web ben posizionato sui motori di ricerca e ottimizzato secondo regole Seo (Search Engine Optimization), e il software di booking.

Tra le principali e basilari caratteristiche che il booking engine deve avere bisogna menzionare le seguenti opportunità:

• Assistenza via email o telefono. La società, spesso web agency, che vi fornisce il software deve offrire sempre assistenza in qualsiasi momento per qualsiasi esigenza dell’albergatore.
• Personalizzazione del booking online. Deve cioè poter essere integrabile all’interno del sito dell’hotel, se già esistente, e assumerne quindi gli stessi aspetti grafici.
• Inserimento camere. In numero illimitato con personalizzazione delle descrizioni e nomi.
• Inserimento disponibilità e prezzi. Possibilità di completare i dati per singoli giorni o per lunghi periodi. Visualizzazione di disponibilità e prezzi su calendario mensile per visualizzare subito la situazione e facilitare operazioni di gestione.
• Inserimento tariffe speciali e sconto. Impostare tariffe sconto sulle camere per brevi o lunghi periodi. L’utente che effettua la prenotazione dovrà poi poter prendere visione del prezzo scontato e vantaggioso.
• Configurazione Minimum Stay. Inserire un limite di soggiorno minimo per ciascuna stanza per ogni periodo di riferimento dell’hotel.
• Nessuna provvigione da pagare sulle prenotazioni ricevute.
• Garanzia carta di credito. Il cliente che inserisce i dati della carta di credito potrà procedere nella prenotazione solo se il sistema verifica la validità del codice.
• Protezione operazioni online. Fondamentale che il cliente venga tutelato attraverso un sistema di crittografia SSL. In tal modo i dati inseriti online vengono protetti rendendo la prenotazione sicura.
• Nessun software da installare. Il booking online deve essere funzionale senza che l’albergatore debba installare sul suo pc programmi specifici per far funzionare il software. Lo staff dell’hotel deve avere sempre libertà di gestione sul booking.
• Configurazione delle politiche di cancellazione. Impostare le policy in numero illimitato e visibili al cliente al momento della prenotazione. In questo modo l’albergatore potrà salvaguardarsi in caso di “no show“.
• Archivio prenotazioni. L’albergatore deve poter visualizzare tutte le prenotazioni ricevute e consultarle nel dettaglio.
• Gestione offerte. I classici pacchetti hotel su cui l’albergatore deve avere piena autonomia di gestione e descrizione. Offerte successivamente prenotabili dal cliente.
• Gestione eventi. Pannello di controllo su cui l’albergatore può gestire gli eventi relativi all’hotel.

Queste sono solo alcune delle funzionalità necessarie e indispensabili per il booking online.
Vi sono comunque molti altri aspetti che possono essere aggiunti per rendere più ricca ed esaustiva le operazioni di managment dell’hotel. Per concretezza ed immediatezza ho preferito illustrare quelli che devono stare alla base.

Va precisato inoltre che queste riportate sono le caratteristiche relative al software di prenotazione dal punto di vista dell’albergatore. Vi sono poi altri aspetti, nell’ottica del cliente che effettua la prenotazione, che non possono essere tralasciati. Cioè tutte quelle operazioni che l’utente compie, i passaggi che deve effettuare per la prenotazione sono altrattanto fondamentali e probabilmente lo sono anche di più. Il cliente che opera online deve essere seguito e rassicurato su ciò che sta facendo. Mi riservo di approfondire la questione nel prossimo post.

Infine, la chiave giusta per un buon lavoro è soprattutto la compartecipazione e lo scambio di idee tra la web agency che offre il servizio e la struttura alberghiera che usufruisce del prodotto. Con una relazione di questo tipo infatti, feedback dello staff alberghiero da una parte ed esperienza informatica e multimediale delle web agency dall’altra, non solo prenderà forma un efficiente ed efficace software di booking online ma si potrà sicuramente lavorare meglio.

image credits: lavoraremeglio.it

Danilo Pontone

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